Home office – dicas para ser produtivo e efetivo!

Home office – dicas para ser produtivo e efetivo!

Home office ainda é um novidade para muitas pessoas e empresas, sendo uma das grandes discussões entre gestores e RH do mundo corporativo na atualidade. Apesar de todo este fuzuê no mercado brasileiro é uma boa velha prática, principalmente entre executivos de grandes corporações multinacionais, com destaque para as empresas americanas e algumas europeias, que estão na vanguarda.

Por fazer home office há pelos menos uns 12 anos e pelas dúvidas que muitos tem sobre o assunto, resolvi fazer um post que mistura a experiência da minha era corporativa (que vocês adoram, por sinal) com a sistemática de trabalho dos meus dias atuais.

Abra a sua mente e vamos falar sobre trabalhar em casa! Bora avaliar se você é ou não capaz como trabalhador e como gestor para absorver esta dadiva do cotidiano corporativo? Por incrível que pareça há muitas pessoas da nova geração que tem a mente mais atrasada que os cinquentões e quarentões. Desta forma, vocês também não escapam desta reflexão “open mind”.

Primeiro de tudo, auto análise

A primeira coisa que você precisa entender é se funciona e tem disciplina para trabalhar em casa. Não adianta querer fugir do transito, ter o privilégio de almoçar em casa e trabalhar de “pijama” se tiver um alto poder de desconcentração, ficando mais preocupado com o que passa na TV e com as redes sociais às suas tarefas de trabalho, o qual é remunerado.

Lembre-se trabalhar de casa, sem os olhos do chefe e dos subordinados, não significa folga ou liberdade para fazer o que bem entende, sem responsabilidades. Você tem tarefas a fazer e esta abertura é um voto de confiança que a empresa e/ou você mesmo (aplicável para os autônomos) está dando. Se fizer home office e não produzir o que é esperado por distração e desatenção, não será justo nem com seus colegas de trabalho que estão no escritório, nem com seu gestor, nem com a empresa e nem (pior ainda) com você mesmo, podendo ter consequências.

Eu, por exemplo, quando tinha um relatório ou algo importante a resolver, ou me trancava em casa ou em um sala, somente com as pessoas necessárias para ter um alto poder de concentração. Não funcionava ficar em salas abertas ou baias porque sempre vinha aquele amigo para o cafezinho, para fazer uma fofoca (apesar de eu ter horror) ou para tirar dúvida de algo. Além disso, vinha também o chefe com aquele pedido adicional que “era rapidinho” – e nunca era.

Hoje em dia, estas pequenas situações que podiam tirar a minha concentração acabaram, mas eu sempre soube que tenho muito mais disciplina trabalhando de casa, no melhor esquema, eu, eu mesma e Gardens…rs! – Hoje em dia também sei (tendo uma forte pressão própria) que, se não trabalho e produzo conteúdo, não ganho din din!

Defina seu local de trabalho em home office

Este local não precisa ser um escritório bonitinho com mesa, quadros e “frô” em casa, mas tem que ser um local que eleja como o tal lugar que tenha concentração. Isso é muito importante porque inconscientemente sempre o atrelará a um ambiente de trabalho.

Eu mudo regularmente o meu local de trabalho, até porque viajo muito. Por isso, quando estou em casa ou na casa de praia, oscilo entre a sala, meu quarto e até sentada na minha cama com a TV ligada (propositadamente) para não atrelar um lugar único ao meu poder de concentração, mas isso não necessariamente é o caso da maioria. Faço isso por conta da dinâmica do meu trabalho e por não ter a certeza de que estarei em São Paulo todos os dias da semana. Sim, sou uma quase exceção, mas consigo funcionar assim. De novo, nem todo mundo consegue. Por isso, volta lá no primeiro parágrafo deste tópico e procure o seu lugar de trabalho em casa.

O mais importante é que seja um local que se sinta confortável e que seja agradável.

Escolha com que roupa fará home office

Parece até absurdo, mas funciona. Conheço pessoas que fazem home office de terno e gravata ou com uma roupa mais formal para ter na cabeça que está em horário de trabalho. Para estas pessoas ficar de pijama ou com uma roupa mais a vontade dá a sensação de que não estão trabalhando, mesmo em alta produção em seu cantinho de casa.

Eu (a diferentona…rs), adoto o pijama ou roupas largas para ficar mais a vontade. De novo, precisa ver como se sente melhor e lembrar que se participar de vídeo conferência ou Skype, precisa estar apresentável porque apesar de estar na sua casa, a empresa não está falando com alguém que está na “Casa da Mãe Joana” e, sim com um representante seu. Imagem pessoal é tudo, nunca se esqueça disso!

Defina o seu horário de trabalho

Outro item super importante! Muitas vezes por estar “isolado” em casa, existe uma tendência para alguns de produzir, produzir, produzir e esquecer do tempo e das pausas. Cuidado, caso contrário trabalhará mais do que deve e não descansará a mente. Claro que terão épocas de fechamento que isto será necessário, mas não torne isso uma rotina, ok? Lembre-se: Não Pira, Desopila!

Na situação inversa, nada de pensar que estar em casa é sinônimo de horário reduzido. Creio que não preciso me estender aqui falando os motivos, certo?

Se trabalha por conta, a flexibilidade de horário pode imperar, mesmo assim, defina suas tarefas diárias para não se perder e ter mais efetividade no alcance de seus objetivos.

Comece o dia com um To Do e só pare de trabalhar depois que o cumprir

Fazer um To Do no início do dia te guiará bem no que tem que entregar até o final do dia. Claro que no mundo perfeito este é “o conselho” e que sabemos que tem sempre haverá um pequeno incêndio, um ‘B.O.” ou até um desmatamento acontecendo. Por isso, novamente digo, segregue o que é urgente e importante e termine o seu dia cumprindo as tarefas que serão possíveis cumprir naquele dia. Caso tudo seja urgente e importante, converse com o seu gestor ou gestores para avaliar o que é mais prioritário, afinal você, eu ou outro ser humano ainda somos um só!

Caso veja que não pode cumprir algo por conta de algum imprevisto, avise antes da “bomba estourar”! Saber do “B.O.” antes é melhor pra todo mundo e não gera aquele olhar atravessado…

Outra coisa importante aqui é que o deixar para amanhã e “dar aquela relaxada e desencanada geral” só porque está em casa pode quebrar a confiança de quem te deu tal credibilidade. Tal desencanada geral na minha cabeça é permitida, mas deve ser pontual e com responsabilidade, ok?

Tenha o horário de almoço fracionado

Quando estamos em home office e sozinhos, dificilmente faremos uma hora ou uma hora e meia de almoço, até porque não tem pra onde se deslocar, não tem (ou quase não tem) com quem conversar, não tem “lujinha” para bisbilhotar, além da comida estar pronta ou para ser feita.

Com isso, a tendência é almoçar em um tempo menor, certo? Eu, costumo almoçar em 20 minutos e aproveitar o tempo restante fracionado em pausas ao longo da tarde. É quase aquela pausa do café, que quase não tomo. Tirar um cochilo também não seria uma má ideia, mas eu não consigo.

Por isso, nestas pausas ou vou dar uma volta rápida com Catatau (meu cachorro) ou ligo a TV ou checo as redes sociais ou fico olhando para o teto. O importante mesmo é que dou uma pausa pra relaxar. Isto me dá um gás adicional e o meu rendimento é maior.

Afaste o celular, ligações e emails o máximo que puder de assuntos não relevantes

Alguém tirará a sua concentração ou com ligações ou com emails ou com mensagens de WhatsApp. Combine com você mesmo e com os seus de filtrar o que é urgente e importante e priorize nestes casos o que deve ter retorno imediato. Nos demais, só retorne quando terminar uma determinada tarefa para não perder o foco e a linha de raciocínio. Isso, na verdade, não é uma prática exclusiva de home office e, sim de sistemática de trabalho. Não é porque está fora que as coisas mudam…

E, sim, email não necessariamente é uma tarefa urgente. Lembre-se que em essência é uma mensagem digital. Sei que se demorarmos muito para responder algo, estaremos atrasados, mas procure balancear para não perder mais tempo respondendo email a produzir efetivamente. Seja pragmático e olhe seus emails regularmente, filtrando o timing de respostas!

Em continuidade, mas agregando a relação confiança x entrega…

Ahhh…mas não vou achar que tô fora, dormindo ou afins? Gente, home office é ato/atestado de confiança. Se seu líder achar ou tiver atitudes de testar se está trabalhando ou não a todo momento, tanto você quanto ele precisam rever os conceitos de responsabilidades, competência e liderança.

Quando era executivona, sempre permiti que as minhas equipes trabalhassem de casa e sempre combinei as tarefas e os deadlines. Com isso, se o fulano trabalhasse entre 09:00 e 18:00 ou entre 13:00 e 22:00 pontualmente em algum dia era problema dele, desde que me avisasse e entregasse o trabalho no prazo. Só não abria mão de tal exceção na flexibilização dos horários, se estávamos todos trabalhando em conjunto e com nossos clientes (alguns em home office também). Funcionava muito bem, obrigada este esquema, pois sempre trabalhei com pessoas que confiava e vice versa.

Use a tecnologia a seu favor e ao bem estar seu e dos seus!

E não deixe de estar sempre conectado, apesar do filtro

Apesar de eu falar tanto no filtro de ligações e mensagens é importante estar sempre conectado, afinal você está em horário de trabalho. Costumo dizer que quando alguém liga mais de uma vez (sem contar os super ansiosos e os que tudo é “urgente”), é porque realmente quer falar algo importante.

Há algumas empresas que possuem tecnologia de desvio das ligações de ramal para o celular ou que informam que está disponível somente pelo celular. Outras já possuem o telefone fixo em seu computador da empresa ou aplicativo de celular. Em qualquer uma das ocasiões ou situações, atente-se para se mostrar disponível em tais tecnologias.

Pense e converse com os familiares que estarão em casa contigo

Se tiver crianças mais crescidas, mostre a ela qual é o seu horário de trabalho em casa e marque uma hora no meio do dia para dar atenção pra ela (lembrando do almoço fracionado?). Ajuda muito se você tiver aquela plaquinha “pode entrar ou não perturbe” para condicionar que “a mamãe ou o papai está trabalhando”.

Apesar de não ser mãe, conversei com vários amigos que têm filhos e a maioria me dizem que se tiver um diálogo certo e um acordo bem no começo, as coisas tendem a funcionar nos trinques na maioria das vezes. Pense também em recompensas e em tarefas como um incentivo.

Se você sentir que não funcionará, mas não tem a intenção de ir para o escritório, procure um local que tenha estrutura para trabalhar, como o cluster do Google. Além de ser gratuito, ainda pode fazer networking. Eu, sinceramente, não sirvo muito para esta opção se quiser ficar altamente concentrada porque sei que iria me distrair fácil com pessoas diferentes passando ou trabalhando perto de mim. Sabe como é cafezinho, almoço, papo sobre o que faz, fascínio pelo Google etc.

Teste usar fone de ouvidos para se concentrar e se livrar dos barulhos

Parece esquisito, né? Também achava até fazer o teste e colocar a playlist da minha banda favorita nos ouvidos e começar a trabalhar. É incrível como eu rendo e ainda faço uma ginástica com as pernas e ombros…rs

Para fechar…

Sempre tive a confiança dos meus chefes quando trabalhava de casa, até porque entregava o que me comprometia a e sempre informava sobre os meus passos. Minhas equipes, inclusive gerentes de projetos também trabalhavam neste esquema e foram raras as vezes em que tive problema de conduta pelo fato da pessoa trabalhar de casa.

Claro que o home office não é aplicável a todo momento e a todas as profissões, mas se tiver a oportunidade de, tente fazer e avalie a sua produtividade e felicidade de poder trabalhar em casa.

Não sei se cobri todos os tópicos, mas deixem seus comentários e pitacos que incluirei no texto, se factíveis. Para quem quiser saber mais sobre a minha rotina de trabalho, aqui está o texto que tem inspirado muitas pessoas: Saí do mundo corporativo e sobrevivi!

Questões trabalhistas – atente-se!

Depois que publiquei o texto, a Andreia Marcelino, que é uma amiga de longa data, além de leitora e advogada, me chamou a atenção para o seguinte:

“Texto claro e educativo não só para quem faz home office, mas tem dicas ótimas para o dia a dia nas empresas. Eu, só faria uma observação. Em novembro, entrará em vigor a reforma trabalhista, que regulou o HO, incluindo o realizado de forma preponderante como caso de exceção de marcação de ponto e mais tratou da questão de ergonomia. Assim, provavelmente as empresas vão exigir fotos e detalhamento do ambiente de trabalho em ho e exigir que seja realizado naquele ambiente, além de aumentar o número de exames periódicos destas pessoas, pois embora não exista um estudo específico sobre o tema a chance de problemas relacionados à coluna e tendinite é maior neste grupo, pois como você disse no seu texto, ficam na cama ou sofá”.

Por conta destas questões, muito bem pontuadas pela Deia, atente-se e busque maiores informações em sua empresa a partir de novembro de 2017.

Bjs, Gardens

Crédito das imagens: pixabay.com

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